Een beslissing nemen? Dat doe je wel even. Met een vriend(in) in de pauze, onder de les, in het café, aan de telefoon of via het internet. Maar wat doe je als je niet met z'n tweeën bent, maar met een hele groep? Bij elkaar komen om te vergaderen is de beste oplossing.
Een vergadering is een formeel overleg op een van tevoren geplande locatie, datum en tijdstip. Op een vergadering wissel je informatie uit, neem je projecten door, bespreek je nieuwe ideeën, kun je je mening geven en beslis je mee over belangrijke zaken. Onderwerpen die op de vergadering worden besproken komen op de agenda te staan. Na afloop van de vergadering wordt er een verslag (notulen) gemaakt. De vergadering bestaat uit de leden van de groep, een notulist en een voorzitter.
Voorbereiding van de vergadering
Stel een agenda op. Dit zijn de punten die je 1 voor 1 wil bespreken. Zet van tevoren voor jezelf op papier wat je tijdens de vergadering wil zeggen.
De agenda
Op de agenda komen een aantal vaste punten (bijvoorbeeld de opening, notulen vorige vergadering) en de ingebrachte punten van de leden te staan. Het nut van een agenda is dat je van tevoren weet waarover je gaat vergaderen. Het is vrij formeel. Wat niet op de agenda staat, kan niet worden besproken. Alleen als het heel dringend is. Deze dringende zaken kunnen naar voren worden gebracht tijdens het punt `wat verder ter tafel komt` (w.v.t.t.k.). Met behulp van een goede agenda wordt vergaderen een interessante bijeenkomst die niet lang hoeft te duren. Wat zet je allemaal op de agenda?
1. Boven aan de agenda staat de informatie om de leden uit te nodigen voor de vergadering.
2. De opening is het begin van de vergadering. Hier verwelkomt de voorzitter iedereen.
3. De voorzitter neemt de notulen van de vorige vergadering door en vraagt of er nog
wijzigingen zijn. De notulist schrijft de wijzigingen op in het verslag van deze vergadering.
4. Ieder lid krijgt de gelegenheid om een korte mededeling te doen (bijvoorbeeld: je kunt niet
bij de volgende vergadering aanwezig zijn of je meldt Martijn ziek).
5. Hierna worden de agendapunten behandeld die door de leden van de vergadering zijn
aangebracht. Dit kunnen iedere keer andere agendapunten zijn.
6. Hier worden de onderwerpen behandeld die te laat kwamen om op de agenda te
vermelden, maar toch dringend zijn. De leden hebben zich op deze onderwerpen niet
kunnen voorbereiden.
7. De voorzitter geeft iedereen de kans om vragen te stellen. Als het antwoord bekend is,
kan het direct worden gegeven. Het kan ook worden besproken op een volgende
vergadering.
8. De voorzitter bedankt iedereen voor aanwezigheid.
Uitvoering van de vergadering
Vergaderen heeft zin als je je aan de volgende basisregels houdt:
- Houd je aan de agendapunten.
- Luister altijd naar anderen en dring jouw standpunt niet op.
- De voorzitter moet orde houden.
- Om de activiteit succesvol te laten zijn, moeten zoveel mogelijk groepsleden het eens zijn
met het besluit.
- Verdeel het nemen van een belangrijke beslissing over 2 vergaderingen. In de eerste
vergadering wordt het idee geopperd en kan iedereen er goed over nadenken. In de
tweede vergadering wordt er een besluit genomen.
De voorzitter
De voorzitter heeft taken voor de vergadering (bijvoorbeeld: locatie bepalen), tijdens de vergadering (bijvoorbeeld: zorgen dat er afspraken worden gemaakt) en na de vergadering (bijvoorbeeld: controleren dat iedereen zijn afspraken nakomt).
Als voorzitter moet je erop letten dat een vergadering niet uit de hand loopt. Soms moet je dus ingrijpen als onderwerpen te lang duren of mensen te lang aan het woord zijn (probeer mensen wel te laten uitpraten). De belangrijkste taak van de voorzitter is concrete afspraken te maken.
Regels voor de voorzitter:
- Vriendelijke sfeer (blijf aardig tegen iedereen in de groep).
- Houd de tijd in de gaten.
- Geef iedereen de kans wat te zeggen.
- Mensen mogen niet onderling met elkaar gaan praten.
- Zorg dat een discussie niet te veel van het onderwerp afdwaalt.
- Spreek aan het eind van de vergadering een nieuwe datum af.
- Wordt elke week een andere voorzitter aangewezen, zorg dan dat aan het eind van de
vergadering een nieuwe voorzitter benoemd wordt.
- Sluit de vergadering en bedank iedereen voor de tijd en moeite.
De notulen van de vergadering worden:
- Nagekeken en goedgekeurd door de voorzitter.
- Verspreid onder de deelnemers van de vergadering.
- Acties worden gecontroleerd.
Notuleren
Notulen zijn een schriftelijke samenvatting van een vergadering. Het is heel belangrijk om te notuleren, omdat je belangrijke vergaderpunten wilt onthouden en misverstanden wilt voorkomen.
De notulen bevatten altijd een actielijst: wie, wat, wanneer.
1. Notuleer wie er aanwezig zijn en wie er afwezig zijn.
2. Notuleer per agendapunt. Zorg dat je van tevoren de agenda kent:
- Op een vraag = antwoord in de notulen
- Op een voorstel = besluit in de notulen
- Op het eind van een agendapunt volgt een samenvatting en een besluit/ actie.
3. Controleer in je aantekeningen of je alles hebt.
4. Stel vragen als je het niet meer kunt volgen. Bijvoorbeeld: 'Iedereen praat door elkaar, ik
kan het niet meer volgen.'
5. Zorg dat alles duidelijk is. Bijvoorbeeld als iemand binnenkort een afspraak wil, is dat
vandaag, morgen of over een week? Vraag hiernaar!
6. Vermeld de naam van de voorzitter en van de notulist in de notulen
7. Werk de notulen binnen 2 dagen uit.
8. Laat de notulen goedkeuren door de voorzitter.